איזה תהליך מכירה כדאי לבדוק ראשון?
בחרו משימה שחוזרת בעסק ושאפשר להשוות בה את המצב לפני השינוי ואחריו. אלה שלושה תרחישים שמוצגים ביכולות של youleap:
מה להציע ללקוח?
בחינת המלצות וסל מוצרים לפי היסטוריית הקנייה, כדי שסוכן יגיע לביקור עם הצעה רלוונטית. מדד אפשרי לבדיקה: זמן ההכנה לביקור.
למי כדאי לפנות?
זיהוי לקוח שדפוס ההזמנות שלו השתנה, ובדיקת סדר העדיפויות לפנייה. מדד אפשרי לבדיקה: זמן מהזיהוי ועד לטיפול של הסוכן.
איפה נתקעים בתפעול?
בחינת המעבר מהודעת לקוח או מסמך לנתוני הזמנה. מדד אפשרי לבדיקה: זמן טיפול ותיקונים ידניים להזמנה, לצד בדיקת דיוק.
מה נדרש מהצוות שלכם בהטמעה?
כדאי להגיע לבדיקה עם תהליך אמיתי ועם האנשים שמכירים אותו. אין צורך להתחיל ממיפוי של כל העסק.
- מנהל או מנהלת המכירות: להגדיר בעיה אחת, מי מבצע היום את העבודה ומה ייחשב שיפור.
- אחראי המערכות או שותף ה-ERP: לזהות גרסה וממשקים, מקורות נתונים, הרשאות ומגבלות כתיבה.
- סוכן או איש תפעול שמכיר את העבודה: לתאר מקרה שגרתי וגם חריגים, כמו מק״ט לא מזוהה, מחיר חריג או חוסר במלאי.
- בעל תפקיד שמאשר את התהליך: להגדיר מי בודק תוצאה, מי מאשר פעולה ומתי עוצרים לטיפול ידני.
הכינו תיאור של זרימת העבודה, רשימת מערכות והדגמה ללא מידע רגיש. את היקף הנתונים והגישה למערכות מסכמים בנפרד, בהתאם לצורך ולהרשאות.
מה בודקים בחיבור בין youleap ל-ERP?
ה-ERP ממשיך להיות חלק מתשתית העסק. בבדיקת ההתאמה צריך להגדיר במדויק איזה מידע נקרא, מה מתעדכן ובאיזה כיוון.
| נושא | מה לברר | מה לסכם |
|---|---|---|
| לקוחות וקטלוג | מאיפה מתקבלים לקוחות, מק״טים והיסטוריית הזמנות? | מקור המידע והמזהים המשותפים בין המערכות. |
| מחירים ומלאי | איך נבדקים מחירון לקוח, הנחות וזמינות? | תדירות עדכון והטיפול במידע חסר או ישן. |
| יצירת הזמנה | האם התהליך מפיק המלצה, טיוטה או הזמנה כתובה ב-ERP? | מי מאשר כל שלב ואילו פעולות מותרות. |
| חריגים ובקרה | מה קורה כשלקוח או מוצר לא מזוהים, או שהחיבור נכשל? | מסלול בדיקה ידנית ואופן איתור תקלות. |
מה צריך לראות בדמו לפני שמחליטים?
בקשו לעבור על תרחיש שמתאים לעסק שלכם מתחילתו ועד סופו. אלה הדברים שכדאי לבדוק:
- קלט: מה הסוכן או הלקוח מזין, ואילו נתונים מגיעים מהמערכות.
- תוצאה: המלצה, סל או טיוטת הזמנה שאפשר לבדוק מול הנתונים.
- בקרה אנושית: איפה רואים מה עומד לקרות ומי מאשר את הפעולה.
- מקרה חריג: איך התהליך מתנהג כאשר חסר מידע או צריך לתקן אותו.
- מצב היכולת: מה זמין היום, מה תלוי באינטגרציה שלכם ומה עדיין בפיתוח.
הדגמה עם נתונים להמחשה עוזרת להבין את התהליך. היא אינה הוכחה לתוצאות אצל לקוח מסוים או לאינטגרציה שכבר פועלת אצלכם. אם מוצג סיפור לקוח, כדאי לבקש להבין אילו רכיבים פועלים בו ובאילו תנאים נמדדה התוצאה.
שאלות שחשוב לקבל עליהן תשובה
האם צריך להחליף את ה-ERP?
לא. לפי הגדרת הפתרון של youleap, המערכת מתחברת למידע שב-ERP ומוסיפה מעליו שכבת AI למכירות. את התאמת החיבור לגרסה, לממשקים ולתהליכים שלכם צריך לבדוק לפני ההטמעה.
כמה זמן לוקח לעלות לאוויר?
משך העלייה לאוויר תלוי במורכבות הפרויקט, בחיבורים לצדדים שלישיים ובזמינות הצוות שלכם. בקשו תוכנית שמפרידה בין חיבור הנתונים, הגדרת התהליך, בדיקות, הדרכה ועלייה לאוויר, עם אחריות ברורה לכל שלב.
האם הזמנות נכתבות אוטומטית ל-ERP?
זו שאלה שצריך לסגור לגבי התהליך והחיבור הספציפיים. בקשו להבחין בין המלצה, טיוטה וכתיבה בפועל, ולתעד מי מאשר, מה מותר לכתוב ואיך מטפלים בחריגה. אין להסיק מהדגמה שהרשאות כתיבה אוטומטיות ניתנו או נדרשות בכל פרויקט.
איך מודדים אם הבדיקה הצליחה?
מתעדים נקודת התחלה ובוחרים מדד שמתאים לתהליך: זמן הכנה לביקור, זמן טיפול בהזמנה, תיקונים ידניים או זמן תגובה לשינוי אצל לקוח. מגדירים מראש את תקופת הבדיקה, גודל המדגם ואופן ההשוואה. אלה מדדים מוצעים לבדיקה, ולא התחייבות לתוצאה.
בואו נבדוק תהליך אחד מהעסק שלכם
בשיחת ההתאמה אפשר להתחיל מהמשימה שגוזלת מהצוות הכי הרבה זמן, מהמערכות המעורבות ומהתוצאה שתרצו לבדוק.
קבעו דמו